Module Submittal — Tổng quan
Module Submittal cho phép thành viên dự án trình tài liệu để xét duyệt và ra kết quả chính thức — bản vẽ shop drawing, spec, biện pháp thi công, mẫu vật liệu… — theo dõi qua chu trình xét duyệt gồm một người duyệt điều phối và (tùy chọn) các bên duyệt thứ ba, đồng thời duy trì lịch sử phiên bản khi tài liệu được trình lại hoặc thay thế.
Module nằm trong nhóm Documents trên thanh điều hướng, cạnh DMap.
Khái niệm chính
| Thuật ngữ | Ý nghĩa |
|---|---|
| Submittal | Một (bộ) tài liệu được trình để xét duyệt và ra kết quả chính thức |
| Creator | Người trình tài liệu ("Submitter") |
| Assignee | Người duyệt điều phối chịu trách nhiệm về submittal |
| Third-Party Approver | Các bên duyệt bên ngoài do Assignee chuyển tới; ý kiến của họ chỉ mang tính tham vấn, không bao giờ đổi trạng thái |
| Disposition | Kết quả duyệt: Approved (A), Approved (B) (kèm ý kiến), Rejected (C), hoặc For Info (D) |
| Revision | Trình lại (sau Rejected) hoặc Supersede (sau Approved/For Info) tạo bản ghi mới liên kết trong chuỗi phiên bản |
| Document Ref. No. | Số tham chiếu do hệ thống sinh (người dùng không nhập) |
| Submitter Ref. No. | Số tham chiếu tùy chọn do Creator tự nhập (ví dụ số tài liệu của thầu phụ) |
| Stamp QR | Con dấu duyệt dạng QR tùy chọn, áp khi Approve hoặc For Info |
| Lifecycle filter | Gom trạng thái thành Inactive / Active / Closed để điều hướng nhanh |
Vòng đời của submittal
Mỗi submittal luôn ở đúng một trong các trạng thái:
| Trạng thái | Ý nghĩa | Màu |
|---|---|---|
| Draft | Creator đang soạn, chưa trình | ⚪ Xám nhạt |
| Submitted | Đã gửi duyệt, Assignee chưa mở | 🔵 Xanh dương |
| Re-Submitted | Trình lại sau khi bị Rejected | 🔵 Xanh dương |
| In-Progress | Đang được xét duyệt | 🟠 Hổ phách |
| Approved (A) | Duyệt hoàn toàn, không điều kiện | 🟢 Xanh lá |
| Approved (B) | Duyệt kèm ý kiến / điều kiện | 🟢 Xanh lá |
| Rejected (C) | Trả về để sửa và trình lại | 🔴 Đỏ |
| For Info (D) | Xem để biết thông tin | 🟢 Xanh lá |
| Cancelled | Rút lại, không có kết quả duyệt | ⬛ Xám đen |
| Superseded | Bị thay thế bởi phiên bản mới hơn | ⬛ Xám đen |
Vòng đời điển hình: Creator soạn Draft rồi trình (→ Submitted) → ngay khi Assignee mở lần đầu, submittal tự chuyển sang In-Progress (ghi hoạt động Acknowledge) → Assignee ra kết quả duyệt: Approved (A/B), Rejected (C) hoặc For Info (D). Nếu bị từ chối, Creator sửa tài liệu và Resubmit (→ Re-Submitted), chu trình duyệt lặp lại. Submittal đã duyệt về sau có thể được thay thế qua Resubmit & Supersede (bản gốc chuyển thành Superseded). Bất cứ lúc nào trước khi có kết quả đóng, submittal có thể bị Cancel.
Chỉ báo quá hạn (Overdue)
Submittal được đánh dấu Overdue khi đã qua Expected Close Date mà vẫn đang chờ xử lý — tức đang ở Submitted, Re-Submitted, In-Progress hoặc Rejected (C). Chỉ báo được tính tự động và hiển thị cạnh ngày trong danh sách: số ngày trễ màu đỏ (ví dụ 16d overdue) hoặc thời gian còn lại màu xanh (ví dụ 3d left). Submittal đã Approved, For Info, Cancelled hoặc Superseded không bao giờ bị coi là quá hạn.
Ai làm gì
Hai lớp phân quyền hoạt động cùng nhau:
- Nhóm actor trên từng submittal — nhóm Creator (người trình + đồng nghiệp cùng tổ chức), nhóm Assignee (người duyệt điều phối + đồng nghiệp), nhóm Third-Party (người trong danh sách Issue-To + đồng nghiệp), và Quản trị viên (cả ba nhóm). Người ngoài các nhóm chỉ thấy Take Creator / Take Approver. Khi thuộc nhiều nhóm, thứ tự ưu tiên là Creator > Assignee > Third-Party.
- Vai trò cấp dự án (RBAC) — các vai trò xây dựng như Project Manager, Document Controller, Site Engineer, Contractor, Consultant… quyết định ai được xem/sửa Submittal trong dự án. Quyền xóa submittal chỉ dành cho Project Manager và Document Controller.
Xem Thao tác Workflow để biết bảng thao tác theo trạng thái đầy đủ.